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Si bien muchas organizaciones dependen de la documentación en papel para el gobierno, las necesidades operativas y la gestión general, la digitalización de estos documentos también es importante. La conversión de documentos en papel a documentos digitales aumenta la eficiencia operativa, mejora el flujo de trabajo y mejora las relaciones con los clientes y la percepción pública de una empresa. Más importante aún, la digitalización garantiza que, en caso de que los documentos en papel se pierdan o dañen, sus contrapartes electrónicas permanecerán accesibles. Las empresas que trabajan en los campos médico, financiero y legal son particularmente vulnerables en este sentido.

La digitalización tiene un fuerte impacto en la productividad y la rentabilidad, sin embargo, como la mayoría de las otras actualizaciones importantes de las operaciones de una empresa, la digitalización implica costos y riesgos. Afortunadamente, los expertos dicen que las organizaciones pueden mitigar estos inconvenientes con una investigación, gestión y supervisión adecuadas del proceso.
Estas son solo algunas de las razones por las que la digitalización tiene sentido para cualquier emprendedor del siglo XXI:

1. Le ayudará a hacer frente a emergencias

   Al archivar documentos en papel en un sistema de almacenamiento eficiente basado en la nube, puede preparar su negocio para cualquier tipo de desastre o emergencia. Será mucho más fácil reanudar las operaciones comerciales después de un desastre cuando la información esencial permanezca disponible en línea. En un momento en que su enfoque como director ejecutivo estará en la gestión de desastres, no necesita perder tiempo y esfuerzo tratando de ubicar archivos en papel o revisar una masa desorganizada de documentos posiblemente comprometidos.

2. Te ahorrará tiempo

   Una empresa que depende únicamente de la documentación en papel pierde decenas de miles de horas de empleados al año en el esfuerzo por mantener, ubicar y actualizar estos elementos. Además, muchos de esos documentos solo son valiosos en una situación específica por algunos puntos de datos que contienen. Por lo tanto, tiene sentido convertirlos a formato digital para realizar búsquedas electrónicas según sea necesario, en lugar de que los empleados revisen grandes cantidades de texto y datos irrelevantes con la esperanza de encontrar la información exacta que necesitan.

3. Facilitará el cumplimiento

   La mayoría de las empresas enfrentan numerosos problemas de cumplimiento, ya sea de los gobiernos estatales, locales o nacionales, o de las organizaciones reguladoras de la industria. En las últimas décadas, el gobierno federal ha promulgado numerosas leyes y reglamentos relacionados con el uso de documentos por parte de las empresas. Estas regulaciones pueden tratar sobre la privacidad del cliente, la responsabilidad financiera o los métodos de mantenimiento de registros. Las empresas que pierden documentos originales en papel que no tienen copias de seguridad electrónicas pueden enfrentarse a graves consecuencias por incumplimiento.

4. Aumentará la flexibilidad de su horario de personal

   La digitalización proporciona una mayor flexibilidad en la dotación de personal, ya que permite que el personal trabaje de forma remota. Un beneficio adicional aquí es el potencial de disminuir significativamente la huella ambiental de una empresa. Una empresa también puede aumentar la retención cuando los miembros del personal disfrutan de la flexibilidad de poder trabajar desde casa.
   Además, la digitalización puede permitir que una empresa reduzca la cantidad de espacio de oficina que necesita, reduciendo así los gastos generales.

5. Agilizará sus operaciones
   

   Las empresas son cada vez más conscientes de la importancia del gobierno de la información. En pocas palabras, gobierno de la información es una estrategia planificada para organizar y acceder a todos los documentos que contienen información pertinente a las operaciones de una empresa.Una política de gobierno de la información bien estructurada aumenta la eficiencia general en el manejo y manejo de componentes físicos y basados ​​en la nube. Tal plan de gobierno de la información puede garantizar que, incluso si los documentos físicos se alteran o se pierden, sus contrapartes digitales permanecerán accesibles. Esta política también permite que los empleados en múltiples puntos de servicio dentro de una organización tengan acceso visible e instantáneo a la información compartida. Además, ayuda a implementar protocolos de oficina formalizados para tratar la información como un recurso vital.Estudios han demostrado que los datos de mala calidad son la razón principal de los sobrecostos de los proyectos que cuestan a las empresas billones de dólares al año. Cuanto mayor sea la visibilidad disponible para usted a través de la digitalización de documentos, más posibilidades tendrá de aumentar la calidad de la información que contienen estos archivos.

6. Impulsará la eficiencia de atención al cliente de su empresa

   La digitalización puede mejorar en gran medida el tiempo de respuesta de una empresa al tratar funciones como consultas de clientes, problemas logísticos y ventas. Esta mayor capacidad de respuesta se correlaciona directamente con la eficiencia operativa y la rentabilidad, ya que un mayor número de clientes satisfechos saben que recibirán una respuesta oportuna y útil.En algunos casos, las empresas aún deben conservar copias en papel incluso cuando han digitalizado los originales. Asegúrese de que su empresa verifique con la autoridad correspondiente qué tipo de registros debe mantener. Deberá verificar qué registros debe conservar en papel y cuáles puede reciclar o triturar después de la digitalización.

7. Te ayudará a reducir costos y maximizar el potencial de tu empresa
   

   La digitalización puede reducir la cantidad de personal pagado necesario para procesar y manejar copias en papel de los registros. Los archivos electrónicos también minimizan o eliminan los costos de transporte de mover documentos de un lugar a otro y reducen la cantidad de tiempo necesario para recuperar los documentos relevantes. Además, casi dos tercios de las empresas estadounidenses en una encuesta reciente lograron un retorno de la inversión positivo dentro de los dos años de emprender un programa de digitalización.

Hoy en día, cuando el entorno corporativo está en rápida transición a lo que algunos expertos llaman «digitalización 2.0», han surgido nuevas posibilidades para recopilar y utilizar datos comerciales digitalizados para crear nuevas capas de productos y servicios de valor agregado. Estos pueden, a su vez, aumentar la gama de opciones disponibles para que las empresas ofrezcan a sus clientes y otras partes interesadas.